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此單元由顏榮裕發出
標題:管錢不管帳 管貨不管錢
作者:顏榮裕

 文 章 前 言
「管錢不管帳,管貨不管錢」,這是內部控制不變的道理,但中小企業往往人手不足,該怎麼辦呢?

 文 章 內 容
管錢不管帳 管貨不管錢
  大家都應看過媒體報導“某公司因員工挪用公司公款而倒閉”的案例,相信您一定也聽過:對一家中小企業怎能承受的了這幾百萬的損失呢?既使可以撐得過,但又如何能承受得起那「一遭被蛇咬,十年怕草繩」的心裡創傷呢?

  對於中小企業而言,最忙的要算是老闆了,要忙行銷業務,要管人員聘僱,管東管西還要管帳,實在是分身乏術,其實如能掌握內部控制的基本原則,便能降低風險,輕鬆管控。

  內部控制其基本程序為“職能分工”,所謂職能分工就是絕不讓同一人或同部門自始而終全面處理某項交易;即交易之執行、交易之記錄及資產之保管應分別由不同人處理,以達到彼此制衡及避免執行過程發生舞弊或錯誤之機會。

  唯中小企業通常人員精簡,職責劃分不清,常是一人多用,要達到完全職能分工,是極不合成本效益的,故若能掌握以下四點,便能達到初步之“職能分工”。

一、管錢不管帳:雖說內部控制非以防範舞弊為最終目的,但不置可否的,卻是以預防舞弊起家。如果同時由一人管帳又管錢,那麼如何確保收到之帳款已全部入帳?又如何知道帳上所沖銷之應收帳款已確實收款了呢?

二、管錢之人,“不可同時保管印鑑章”:部份公司因交易量未達一定規模,通常是會計兼出納,如果再同時保管公司印鑑章,則易陷入上項所列之危機;因此管錢之人不保管印鑑章,亦是確保公司資金安全的最佳途徑。

三、管貨不管錢:管貨之人如同時收款,也容易產生存貨保管人將高價之商品悄悄挪走,將貨款納入自己口袋;另外若有預收現金,納入口袋也無人能知。如此一來,除公司財務受創外,更嚴重影響信譽。

四、管貨亦不可管帳:管貨之人不管帳乃基於維護存貨之安全起見,另曾有某公司因會計同時管存貨及管帳務工作,其間因存貨遭其他同事盜取,而會計雖發現存貨短少,但為避免責任問題而竄改存貨數量;待日後公司發現時,卻是損失已大。

中小企業必須以有限之人力進行分工,相信在依循此”職能分工四原則”後,內部之作業即已達到內控之作用,讓經營者能更專心於市場開發而無後顧之憂。